上手に手を抜くこと
手を抜くということは、怠けたいとかサボりたいとか、そういうことを言いたいわけじゃない。
ここで言う「手を抜く」とは、必要以上に時間をかけている部分は手を抜き、必要な部分に時間を充てるということ。
仕事の手を抜いてしまうと
- 責任感がないと思われる
- 真面目に取り組めなくなる
- 品質の低い成果物になる
上手に手を抜くことができると
- 必要のない作業をやらなくなる
- 効率を考えるようになる
- 余った時間を他のことに使える
同じ「手を抜く」といっても雲泥の差がある。うまく手を抜いて業務を効率化しようね。
『手抜き』するポイントを探す
「手抜き」とは何か？以下は具体的な方法の3つです。
①完璧主義を捨てる
自分は完璧じゃないとだめだと思っている人結構多いよね。
昔の私も人の目を気にして資料作成にしても、プレゼンの準備にしても「この程度のクオリティだったらどう思われるか」と忖度して、自分を苦しめていたよ。完璧主義とまではいかなくても、無駄な見栄みたいなのがあったんだと思う。
これは日本独特の文化の影響で、周りからの評価を気にして完璧でなきゃいけないって思っちゃうらしいよ。
もちろん完璧主義のすべてが悪いってわけじゃないけど、完璧主義にはデメリットが多すぎる。
- 完璧を求めるあまり、失敗やプレッシャーを感じやすくストレスが溜まりやすい。
- 些細なことにこだわりすぎると、仕事に時間がかかってしまう。
- 自分の考えに固執して、変化に柔軟に対応しにくい。
イギリスの歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソン著の『パーキンソンの法則：進歩の追求』の第一法則よると、『仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する』とある。
つまり、1時間で終わるはずのタスクに2時間のスケジュールを組むと、なぜか2時間かかってしまう。人は意識してなくても完璧を求めて、必要以上のクオリティで仕事をしてしまうってこと。
あれこれ細かくこだわって、時間を使いすぎてない？プレゼンの資料、イラストやエフェクトを過剰に使ってない？自社の会議資料なんて文章だけで十分なのに、パワーポイントでエフェクトやら挿絵でこだわりの資料作っている人いたな（過去の自分）。
見栄や体裁は無駄でしかない。
会議資料が凝って作られていても、その場はすごいねってなるかもしれないけど本筋は会議の中身じゃない？凝って作った時間を次のタスクに回せると会社としては人件費のコストパフォーマンスがいいように思う。
ハッとする部分があるならちょっとずつ省いていこう。
少しだけ肩の力を抜いて作業しても、誰も文句は言わないと思うよ。
②フォーマット作成
仕事って、いがいと同じことを繰り返しやっていることが多い。気づいたら同じことに時間を費やしてたりすることもある。
2回以上同じ行動をすることがあるのであれば、ショートカットやフォーマットを作成した方が絶対に効率的。同じ動作でも素早くできる方法がないか考えたり、繰り返すことはフォーマットを作る意識をして業務に取り掛かると結構たくさんあるはず。
小さな時短でも、続けると大きな時短になるから、たったこれだけと思わずにクセにしてしまおう。
便利なショートカットキー
覚えておいて損はないショートカットキーの例。特にひとつ前の動作に戻るのショートカットキーは、わざわざマウスを持って戻る矢印を押さなくてよくなるから覚えよう。（）内はMacのショートカットキー。
- 切り取り：Ctrl+X (command+X)
- コピー：Ctrl+C (command+C)
- 貼り付け：Ctrl+V (command+V)
- ひとつ元に戻す：Ctrl+Z (command+Z)
- ひとつやり直す：Ctrl+Shift+Z (command+Shift+Z)
定型文の例
よく使う文章は登録しておこう。どれだけタイピングが早くても辞書登録して出てくる方が早いよ。たったこれだけと思うかもしれないけど、これは簡単に時短できる方法だからやらない手はない。
メールの本文の定型文
| 定型文の例 | 読み（例） |
|---|---|
| いつもお世話になってます、[会社名]の[名前]です。 | いつも |
| 先日は、ありがとうございました。 | せんじ |
| ご確認いただけますと幸いです。 | ごかく |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | ごかく |
| ご確認いただき、ありがとうございました。 | ごかく |
| お忙しいところ、ご確認いただきありがとうございました。 | おいそ |
| ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。 | ごふめ |
| ご不明な点やご要望があれば、遠慮なくお知らせください。 | ごふめ |
| 今後ともよろしくお願いいたします | こんご |
署名の定型文
メールであれば、署名が自動挿入されるメールの機能があればそれを登録しておくのが時短になるのでおすすめ。ただ、書類作成などで自社電話番号や住所を入力することがあるのなら辞書登録するべき。
| 定型文の例 | 読み（例） |
|---|---|
| 電話番号（会社）（FAX）（携帯電話） | しょめい |
| 会社住所 | |
| メールアドレス（会社）（個人） |
例として記載したけど、これ以外にも何度も使っている文章は登録した方が効率的。それに打ち間違いもグンと減るよ。
その他、フォーマットできること
報告書、企画書、製品資料、契約書、見積書、請求書、納品書、送付状、ハガキ、スライド、台本、メモ、申込書なども、どこかにフォーマット化できる部分がないか確認してみよう。
書類なら、署名やヘッダーやタイトル、フォントやフォントサイズ、データの見出し、時候の挨拶などは、毎回書くのが面倒だから、事前に用意しておくのがベター。
最初に手間がかかるけど、長い目で見れば時間を節約できるからやってみる価値はあるよ。
③人に頼む
「人に頼む」と言っても、なんでも他人に頼って自分の時間を確保するというわけじゃないよ。
アダム・グラント・著の『GIVE&TAKE「与える人」こそ成功する時代』の「ギバー」「テイカー」「マッチャー」という3種類の人間が存在するのは、今や有名な話。
相手も忙しいし、頼めたとしても利益がなければ、相手の時間を無駄にするだけ。自分勝手に頼み事をする人の手伝いなんて誰だってしたくなくなるもの。自分の利益だけ考えるのは「テイカー」の考え方だよね。
でも、人って頼み事をされると、自分が頼られると思い喜ぶこともある。人ってそんなもんだから。
上手に頼むためには、「マッチャー」の考え方。双方に利益があるようにすることが大事だよね。
- 相手の成長を促す（後輩のスキルアップなど）
- 労働を提供する（得意なことで手助けする）
- 金銭を提供する（昼食をおごるなど）
時間をお金で買うという考え方だけど、小さな手伝いをしてもらったら、缶ジュースを休憩中にご馳走するみたいな関係ができると頼みやすくなるよね。
ただ、頼む時は相手の様子をしっかり見ることが大切。少しでも嫌そうなら素振りがあるとスッと引く。それが基本。
頼みごとをするって結構勇気がいるんだよね。特に日本人って遠慮がちだから、人に頼むのは苦手な人が多い。でも、自分の時間を確保したいなら相手にもメリットを考えながら、うまく頼めるようになろうね。
自分の時間が空く
何度も言うけど、ただ手を抜いて時間を作るってわけじゃないよ。上手に手を抜いて、自分の仕事を効率化することが大事。
効率化できれば、その分だけ自分の時間が増えるから自分のやりたいことに集中できるよね。
集中すれば無駄なことを考える時間も減る。
タスクの前倒しだって可能。
手を抜くって大事なことだよ。
