タスクを計画するときの時間配分って大事ですよね。
タスクの時間は余裕を持たせますか？それともギリギリに設定しますか？
私はいつも時間ギリギリに予定を立てるタイプですが、これまで読んできた時間管理の本では、タスクの時間に余裕を持たせるのが良いとされている場合が多いです。
でも、納期までたっぷり時間があったのに、結局ギリギリになってしまったこと、ありませんか？
結局ギリギリになるのは、人間の特性が関係しているんですよね。
もちろん、突発的なタスクも考慮して時間に余裕を持たせることも大事です。でも、集中力が散漫になったり、マルチタスクになるくらいなら、突発タスクは後回しにして、目の前のタスクに全力を出した方が効率的です。
この記事では、ギリギリに攻める理由を詳しく紹介します。
パーキンソンの法則
パーキンソンの法則って知ってますか？これは、イギリスの歴史学者シリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した法則で、2つのポイントがあります。
第一の法則：仕事は、利用可能な時間を全て満たすように拡大していく
簡単にいうと、1時間で終わるタスクに2時間の予定を組むと2時間かかってしまうということ。
例えば、会議用の資料作成に余裕がありすぎると、先延ばしにしたり、無駄な装飾に時間をかけたり、事前調査に過剰に時間を費やしてしまいます。
ギリギリの状態だと無駄な時間を使わなくなるので、結果的に時短になります。
タスクに無駄な時間があると感じる方は、以下も記事も併せて確認してください。
手を抜く＝業務の効率化だ！
第二の法則：支出の額は、収入の額に達するまで膨張する
年収がアップしたら貯金しようと考えていたのについつい買い物をしてしまって貯金が増えないということ。ここでは詳しく触れませんが、気になる方は調べてみてください。
このように、人は時間やお金に余裕があってもそれを使い果たしてしまう傾向があります。これがパーキンソンの法則です。
ギリギリラインを設定する
パーキンソンの法則から、予定に時間の余裕を持たせると時間の無駄になることがわかります。これからの予定は自分のギリギリラインを設定するようにしましょう。
タスクにかかった時間はメモする
タスクにかかる時間を把握していますか？どのタスクも、大きなトラブルがない限りおおよそ同じ時間で終わるはずです。
ギリギリに時間を設定するために、各タスクの所要時間を把握しましょう。
ギリギリラインの後ろに少しの余裕を作る
理想的には、ギリギリラインが締切や納期になることですが、初めのうちは時間の見積もりを誤って間に合わないこともあるでしょう。
失敗は次につながるので、それはそれで良いですが、慣れるまではギリギリラインを締切や納期より少し前に設定することをおすすめします。
ギリギリラインの後ろに余裕を持ちすぎると、その余裕が安心に変わってしまい、間に合わなくても大丈夫という意識が働いてしまいますので注意してください。
残業やお持ち帰りは考えない
残業や持ち帰りの仕事をしてしまうと、時間に間に合わなくても自分の時間を潰して仕事ができると甘えが出てきます。
これは自分の時間を犠牲にするので時間術としてはNGです。（残業代が欲しい人は自分の時間を犠牲にしてください）
今のご時世、持ち帰り仕事は少ないかもしれませんが、プライベートの時間を潰していては自由な時間は生まれません。
慣れると効率UP
常に時間に追われているように感じ、間に合うか心配になるかもしれません。
初めは苦しいですが、慣れてくるとなぜ今まで時間がかかっていたのかと感じるほど効率が上がります。
はじめはちょっとだけキツイですが、がんばっていきましょう。
